Moderne technologie is onmisbaar geworden in de werkomgeving van vrijwel elk bedrijf. Van kleine start-ups tot grote multinationals, iedereen vertrouwt op IT-oplossingen om de dagelijkse bedrijfsvoering soepel te laten verlopen. Tóch hebben veel bedrijven niet alle technische kennis in huis. Zeker wanneer zij groeien, worden hun behoeften vaak complexer. Werkplekbeheer IT biedt een oplossing om bedrijven te helpen hun IT-infrastructuur efficiënt en veilig te beheren, zonder dat ze daarvoor uitgebreide interne kennis nodig hebben.
In dit interview vertelt Jeroen van Rossum, CEO van Cobytes, waarom werkplekbeheer IT een essentiële service is voor veel bedrijven en hoe het implementatieproces eruit ziet. Wil jij weten hoe je zorgt voor een werkomgeving waar jouw medewerkers veilig én probleemloos gebruik kunnen maken van alle IT systemen? Lees dan snel verder.
Waarom hebben bedrijven IT-beheer nodig?
‘’Wat we vaak zien is dat de behoefte aan werkplekbeheer begint wanneer bedrijven groeien. Ze hebben dan zelf niet langer de technische kennis in huis om hun IT-systemen goed te beheren” zegt Jeroen.
De behoefte aan werkplekbeheer begint vaak wanneer bedrijven groeien. – Jeroen van Rossum, CEO bij Cobytes.
“Kleine of startende bedrijven beginnen bijvoorbeeld met een simpel Office-pakket van Microsoft. Dit licentiebeheer is dan nog prima zelf te managen. Maar zodra je met vijf of meer mensen werkt, worden eventuele problemen of foutmeldingen steeds lastiger om zelf op te lossen. Dan realiseren ze zich dat ze hulp nodig hebben.
Vooral wanneer je met gedeelde systemen werkt zoals SharePoint, kan het een uitdaging zijn om alles veilig en gestandaardiseerd te houden zonder IT-kennis. Denk bijvoorbeeld aan het inrichten van een rechtenstructuur. Wanneer je met meer dan 5 personen in een bedrijf werkt is het aan te raden hier een goede en duidelijke structuur voor in te richten. Zo houd je jouw gegevens veilig en is het voor medewerkers ook duidelijk.” legt Jeroen uit.
‘’Mijn ervaring van de afgelopen jaren is dat de voornaamste redenen om te starten met werkplekbeheer vooral liggen bij het gebrek aan technische expertise en de behoefte aan veiligheid en controle. Bedrijven willen er zeker van zijn dat hun systemen consistent zijn, doen wat ze moeten doen én dat gegevens veilig worden bewaard.’’
Hoe ziet het implementatieproces voor IT beheer eruit?
”Inhoudelijk is het implementatieproces verschillend per organisatie. Dit heeft te maken met de grootte en de complexiteit van de bestaande IT-infrastructuur. Maar er zijn wel een aantal standaard stappen die gevolgd worden.”
Analyse
“We beginnen altijd met een goede analyse van de huidige situatie én de behoeften van de klant. Waarom overweegt het bedrijf werkplekbeheer? Wat hopen ze hiermee te bereiken? Welke systemen en licenties zijn van belang? Deze informatie is essentieel voor het vormgeven van een plan wat ook echt aansluit bij de verwachtingen.
Planning
Na de analyse maken we een voorstel en een planning. Dit omvat alle onderdelen waarvan wij denken dat het bedrijf ze nodig heeft. We geven hier uiteraard ook direct een indicatie van de tijdsplanning, de kosten van de implementatie en de kosten van licenties, hardware en support. Daarnaast worden ook afspraken gemaakt over wie wat doet. En zijn er bijvoorbeeld thuiswerksituaties waar we rekening mee moeten houden? De planning bevat de gehele scope van het project.
Uitvoering
Staan alle neuzen in dezelfde richting? Dan gaan we aan de slag. We regelen het gehele IT-beheer in voor de klant en betrekken ze hierbij waar nodig.
Support
Nadat alles is ingeregeld en de klant tevreden is met het resultaat van de implementatie, staan wij klaar voor om alle medewerkers support te bieden waar nodig. Wij bieden support standaard tijdens kantooruren. In overleg kunnen we afspraken maken over support buiten kantooruren, of zelf 24/7 support. Bij een aantal van onze klanten is dit van groot belang. Hier zijn wij dan ook erg flexibel in.”
Hoelang duurt de implementatie van IT beheer?
´´De duur van de implementatie hangt af van het aantal werkplekken en de complexiteit van de systemen. Als we de implementatie van een kleiner bedrijf met 5 medewerkers als voorbeeld nemen, dan kan dit over het algemeen in 1 dag afgerond worden.
Maar bij grotere bedrijven kan het enkele weken duren. Stel je maar eens een bedrijf van 500 medewerkers voor, in dit geval ben je soms weken bezig met alleen al het afstemmen van toegangsrechten en softwareconfiguraties. Dit proces is maatwerk en vereist een zorgvuldige afstemming´´ aldus Jeroen.
Wat is er nodig vanuit de klant voor efficiënt IT beheer?
´´Tijdens de implementatie is vooral veel input nodig vanuit de klant. Met name over wie welke rechten krijgt binnen het systeem. Er moet een duidelijk plan zijn als het gaat om de rechtenstructuur en welke eventuele uitzonderingen er zijn. Dit vraagt om een goede voorbereiding.
Er zijn bedrijven die alles open hebben staan en dat willen beperken. In dat geval moeten wij ervoor zorgen dat de juiste mensen toegang krijgen tot de juiste informatie en applicaties. Ook moet de klant bepalen wie verantwoordelijk wordt voor het toewijzen van rechten binnen de organisatie.
Sommige bedrijven hebben hier al een heel helder beeld van, waardoor we in principe vrijwel direct aan de slag kunnen met de inrichting. Maar het gebeurt ook vaak dat dit nog uitgedacht moet worden. In dat geval kijken wij ook mee en adviseren we op basis van onze ervaringen bij andere klanten. ´´
Wat zijn de kosten voor IT beheer en de implementatie?
´´De kosten voor het IT beheer worden doorgaans berekend op basis van het aantal gebruikers. De prijs per gebruiker is opgebouwd uit hardware, licenties en een geschatte tijd voor support per gebruiker. Per 100 gebruikers hebben we bijvoorbeeld een gemiddelde van 15 serviceaanvragen per maand, die elk gemiddeld een half uur duren. Zo berekenen we de kosten.
Voor de implementatie wordt meestal een projectprijs vastgesteld op basis van het geschatte aantal werkplekken en de complexiteit van de configuraties. Dit kan variëren van een eenvoudige implementatie tot trajecten waarin veel maatwerk vereist is. Maar hoe groot of klein het project ook is, wij geven de klant altijd vooraf duidelijkheid over de projectprijs en werken in principe nooit met een nacalculatie. Zo weet een klant vooraf waar hij/zij aan toe is.’’
‘’Het vinden van de juiste balans tussen veiligheid en gebruiksvriendelijkheid is cruciaal.’’ – Jeroen van Rossum, CEO bij Cobytes.
Wat zijn de grootste valkuilen?
De grootste valkuilen bij de implementatie van werkplekbeheer zijn volgens Jeroen het onderschatten van de complexiteit en het maken van aannames.
“Bedrijven denken vaak dat hun systemen eenvoudiger zijn dan ze in werkelijkheid zijn. De verwachting is dat iedereen overal bij mag, maar uiteindelijk blijken er toch beperkingen te zijn. Of juist andersom: alles is te open en de veiligheid is in gevaar,” legt hij uit. Een andere valkuil is het niet goed uitdenken van toegangsstructuren en beveiligingsmaatregelen, vooral bij grotere bedrijven. Hoe meer mensen toegang hebben tot gevoelige informatie, hoe groter het risico. Het vinden van de juiste balans tussen veiligheid en gebruiksvriendelijkheid is cruciaal om ervoor te zorgen dat medewerkers probleemloos kunnen werken zonder dat de beveiliging in het geding komt. ‘’
Ben jij ook op zoek naar een gespecialiseerde partner voor jouw IT beheer, of heb je nog vragen? Neem dan contact op. We helpen je graag verder.