Privacy Policy

Privacy­verklaring

Wij dragen zorg voor de privacy van bezoekers van onze website en van onze klanten, leveranciers en medewerkers. Daarom kiezen wij ervoor om de persoonlijke informatie die u ons geeft zo zorgvuldig en vertrouwelijk mogelijk te verwerken.

In deze verklaring leggen wij uit wat ons algemene beleid is ten aanzien van het verwerken van persoonsgegevens. Wij beschrijven welke persoonsgegevens we verwerken, hoe we uw privacy hierbij waarborgen en welke rechten u heeft. Indien u wilt weten van welke cookies wij gebruik maken, kunt u dat lezen in onze cookie policy.

Verwerkings­verantwoordelijke

Cobytes B.V.
Pelmolen 19
3994XX Houten

Hierna te noemen “Cobytes” of “wij”.

Privacy­beleid

Wij, als Cobytes, respecteren uw privacy. Daarom hebben wij een privacybeleid dat in overeenstemming is met de Algemene Verordening Gegevens­bescherming 2016/679. Op basis hiervan behandelen wij de persoonlijke informatie die u ons geeft zorgvuldig, veilig en vertrouwelijk. Door het bezoeken van de website van Cobytes en door gebruik te maken van de diensten die Cobytes aanbiedt, verwerken we uw gegevens overeenkomstig met de voorwaarden zoals in deze privacy policy opgenomen. Deze privacy policy is van toepassing op alle dienstverlening van Cobytes.

Persoons­gegevens

Cobytes verwerkt uw persoonsgegevens omdat u:

  • gebruik maakt of wil gaan maken van haar diensten;
  • de website van Cobytes bezoekt;
  • een zakelijke relatie met Cobytes heeft;
  • solliciteert bij Cobytes.

De meeste persoonsgegevens van u die wij verwerken levert u zelf aan. Om welke specifieke persoonsgegevens dit gaat, hangt af van de betreffende dienstverlening. Persoonsgegevens die wij gebruiken om u te kunnen helpen zijn onder andere uw volledige naam, e-mailadres, telefoonnummer, NAW-gegevens, bedrijfsgegevens en serverlogs.

Daarnaast verzamelen wij ook uw persoonsgegevens via de cookies op on ze website. Hier kunt u meer over lezen in onze cookie policy.

Doeleinden van verwerking persoons­gegevens

Cobytes verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Communicatie. Wij gebruiken persoonsgegevens om contact met u op te kunnen nemen indien noodzakelijk, bijvoorbeeld als u het contactformulier ingevuld heeft of om u te informeren over onze dienstverlening;
  • Uitvoeren van overeenkomst of contract. Wij verwerken persoonsgegevens van klanten en leveranciers ter voorbereiding, totstandkoming en uitvoering van overeenkomst en, zoals het digitaal beantwoorden van de klantvraag en het uitvoeren van werkzaamheden aan het hostingplatform;
  • Administratie. We verwerken persoonsgegevens van klanten en leveranciers om de (financiële) administratie te kunnen voeren;
  • Personeelsadministratie. We verwerken personeelsgegevens om de personeelsadministratie te kunnen voeren.
  • Sollicitatieprocedure, zowel bij een open sollicitatie als een reactie op een vacature.
  • Wet- en regelgeving. We verwerken uw persoonsgegevens indien we daartoe verplicht zijn op de grond van de geldende wet- en regelgeving.

Uw gegevens worden ook verwerkt voor statistische doeleinden, zoals onderzoek naar het gebruik van de website, zodat Cobytes in staat is de gebruiksvriendelijkheid van de website te verhogen.

Grondslagen voor de verwerkingen

Wij verwerken uw persoonsgegevens omdat u hiervoor toestemming heeft gegeven, omdat we deze nodig hebben voor het aangaan en uitvoeren van een overeenkomst met u, omdat we een wettelijke verplichting hebben of omdat wij daar een gerechtvaardigd belang voor hebben.

Indien u ons toestemming heeft gegeven voor het verwerken van uw persoonsgegevens, kunt u deze toestemming op ieder moment in trekken door contact met ons op te nemen.

Sociale media

Indien u met ons communiceert via één van onze social e mediapagina’s, ontvangt Cobytes uw persoonsgegevens waaronder uw (gebruikers)naam, telefoonnummer en e-mailadres. Alle gegevens die Cobytes middels de communicatie via sociale mediapagina’s ontvangt, zoals uw NAW-gegevens, worden opgeslagen. Deze gegevens worden gebruikt ter uitvoering van de overeenkomst.

Persoonsgegevens delen met derden

Wij kunnen uw gegevens delen met door ons ingeschakelde derden, zoals een telefoondienst. We delen deze gegevens uitsluitend ter uitvoering van de overeenkomst of met uw uitdrukkelijke toestemming hiervoor.

Als wij uw gegevens delen met derden, leggen wij deze derden de verplichting op om zorgvuldig met uw persoonsgegevens om te gaan en deze goed te beschermen. Als wij derde partijen inschakelen die gevestigd zijn buiten de Europees Economische Ruimte (EER) nemen we waar nodig extra maatregelen.

Bewaartermijn

Cobytes bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. In sommige gevallen zullen wij uw persoonsgegevens moeten bewaren om te voldoen aan de op ons rustende wettelijke bewaarplichten.

Soort gegevens Bewaartermijn en reden
Gegevens van klanten Uw persoonsgegevens worden bewaard zolang u een klant bent van Cobytes. Als de klantrelatie wordt beëindigd, bewaart Cobytes uw gegevens maximaal één jaar, met uitzondering van gegevens waarvoor een wettelijke verplichting bestaat zoals facturen.
Gegevens van leveranciers Uw persoonsgegevens worden bewaard zolang wij een lopende overeenkomst hebben of zolang als u onze contactpersoon bent voor de leverancier en zolang we daartoe verplicht zijn door de wet.
Gegevens van bezoekers van onze website Uw persoonsgegevens worden bewaard in overeenstemming met onze cookie policy.
Gegevens van medewerker Persoonsgegevens van medewerkers worden bewaard zolang de medewerker in dienst is bij Cobytes. Als dit dienstverband wordt beëindigd, bewaart Cobytes deze gegevens maximaal één jaar, met uitzondering van een gegevens waarvoor een wettelijke verplichting bestaat.
Gegevens van sollicitanten Uw gegevens als sollicitant worden maximaal drie maanden na afronding van een sollicitatieprocedure bewaard.

Uw recht en met betrekking tot uw persoons­gegevens

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Cobytes. Ook heeft u in sommige gevallen het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een andere , door u genoemde organisatie, te sturen.

Indien u een verzoek wilt indienen voor de uitvoering van uw recht kunt u contact opnemen met Cobytes via privacy@cobytes.com.

Indien u een klacht heeft over onze gegevensverwerking verzoeken we u om deze telefonisch of per e-mail bij ons te melden. Uiteraard hopen wij hier samen uit te komen. Daarnaast bestaat er de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beveiliging

Om uw persoonsgegevens zorgvuldig te beheren treft Cobytes passende beveiligingsmaatregelen. Het betreft zowel technische als organisatorische maatregelen om persoons gegevens te beveiligen tegen verlies en/of onrechtmatige verwerking. Een aantal van deze maatregelen zijn:

  • Onze website is beveiligd met een SSL-certificaat waardoor vertrouwelijke informatie versleuteld wordt verzonden;
  • Onze website is voorzien van firewalls;
  • Onze software is up-to-date;
  • De ruimtes waar uw gegevens worden opgeslagen zijn beveiligd;
  • Alleen bevoegde personeelsleden hebben toegang tot uw persoonsgegevens;
  • Indien van toepassing sluiten we overeenkomsten af met derden die in onze opdracht uw gegevens verwerken waardoor uw privacy wordt gewaarborgd.

Wijziging privacy policy

Wij behouden ons het recht om wijzigingen aan te brengen in deze privacy policy. De meest actuele privacy policy vindt u altijd op https://www.cobytes.com/beleid/privacy-policy. Deze privacy policy is voor het laatst gewijzigd op 24 mei 2018.

PDF version